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ビジネスプラスご利用ガイド

ご利用ガイド

アドレスブックの使い方


動画による使い方の説明ページは以下にあります。

説明動画リンク集

1.アドレスブック

アドレスブックは、ファイル送信ページの「アドレスブック」タブから開くことができます。
ファイル送信ページの「アドレスブックから選択」は、あくまでアドレスブックの登録内容から選択するのみですので、内容の編集は「アドレスブック」タブから行ってください。


●アドレスブックでできること
・アドレス、氏名、グループを登録できます。
・アドレスは最大300件を登録できます。
・グループは最大50件を登録できます。
 同時に送信する宛先が決まっている場合、予め設定しておくと便利な機能です。
・送りたいアドレスもしくはグループを指定して、「チェックしたアドレスを送信先にセット」を
 押すと、送信画面に移動してアドレスが自動的にセットされます。
・アドレス、氏名、グループを特定の単語で検索できます。
・アドレス順、グループ順、送信回数順で並び替えができます。
・アドレスブックに登録している情報をCSVファイルでエクスポートできます。
・アドレス、氏名、グループをCSVファイルでアドレスブックに一括でインポートできます。

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2.アドレスブックトップページ

アドレスブックトップページの各ボタンの説明です。

●トップページ(アドレス順)

※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

【1】 グループ順に並べる/アドレス順に並べる

グループもしくはアドレスの昇順に並び替えをします。
ボタンは、アドレス順に並んでいる画面では「グループ順に並べる」、下方の「トップページ(グループ順)」の画像のとおりグループ順に並んでいる画面では「アドレス順に並べる」となって、画面によって切り替わります。

【2】 送信回数順に並べる

送信回数の降順でアドレスの並び替えをします。

氏名、アドレスは、タイトルバーを押すと、それぞれ昇順/降順に並び替えをします。

【3】 アドレスブックの設定・追加

アドレスの追加、グループの追加、アドレスブックのエクスポート・インポートの画面に進みます。

【4】 チェックしたアドレスを送信先にセット

アドレスにチェックを入れこれを押すと、送信画面に遷移し、チェックを入れたアドレスが「メールアドレス」欄にセットされます。
一回の送信で最大10名(10件)のアドレスを宛先に指定できます。
グループ順に並べた画面でグループにチェックを入れると、中のメンバー全員にチェックが入ります。

【5】 チェックをクリア

チェックを一括でクリアします。

【6】 チェックしたアドレスを削除

アドレスにチェックを入れこれを押すと、チェックを入れたアドレスをアドレスブックから削除します。ただし、所属していたグループは残ります。

【7】 チェックしたグループを削除

グループ順に並べた画面でグループにチェックを入れてこれを押すと、チェックを入れたグループをアドレスブックから削除します。ただし、メンバーが所属しているグループは削除できません。
(グループの削除は、下方の「4.グループの追加/編集/削除」をご覧ください。)

【8】 検索

アドレス、氏名、グループの検索ができます。入力した単語を含むものが候補として挙がります。


●トップページ(グループ順)

※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

●トップページ(送信回数順)

※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

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3.アドレスの追加/編集/削除

アドレスの追加は、アドレスブックトップページで「アドレスブックの設定・追加」を押した画面の「メールアドレスの追加」から行ってください。
アドレスの編集は、アドレスブックトップページの各アドレスの「編集」から行ってください。

●アドレスの追加/編集

「アドレスの編集」画面で、各情報を入力してください。


※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

【1】 メールアドレス

アドレスを入力してください。(必須入力)
「○○商事 △△様<hogehoge@hogehoge.jp>」といったように、全角やスペース、<>等の記号を入力するとエラーが表示され登録できません。半角英数字のみでアドレスを入力してください。
既に登録済みのメールアドレスはエラーが表示され登録できません。

【2】 氏名

お名前を入力してください。
ここに入力したお名前が、ファイル送信画面の「氏名」欄にセットされます。「様」は自動的に付加されますので、入力の必要はありません。

【3】 グループ

アドレスをグループ分けできます。
グループを追加する場合、予め登録しておいた「グループ一覧」から1件ずつ選択し「追加」を押してください。グループを削除する場合、「所属グループ」から1件ずつ選択し「削除」を押してください。
グループをブランクのまま一旦登録して、後からグループを編集することも可能です。
(グループの追加/編集は、下方の「4.グループの追加/編集/削除」をご覧ください。)

入力後、「確認する」を押すと確認画面に進み、内容を確認後、「追加する」(もしくは「更新する」)を押すと、編集が完了します。


●アドレスの削除

アドレスの削除は、以下どちらかの方法で行えます。
・アドレスブックトップページの「チェックしたアドレスを削除」
・アドレスブックトップページの各アドレスの「編集」を押した画面の「このアドレスを削除する」

ただし、所属していたグループは残ります。
(グループの削除は、下方の「4.グループの追加/編集/削除」をご覧ください。)

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4.グループの追加/編集/削除

グループの追加は、アドレスブックトップページで「アドレスブックの設定・追加」を押した画面の「グループの追加」から行ってください。
グループの編集は、アドレスブックトップページの各グループ名を押して行ってください。

●グループの追加

「グループの編集」画面で、各情報を入力してください。


※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

【1】 グループ名

グループ名を入力してください。(必須入力)
グループ名は送信者ご自身が管理するための項目のため、受信者に通知されることはありません。

【2】 メンバーを追加する

これを押すと登録済みのアドレス・氏名が表示されますので、所属させたいメンバーにチェックを入れ、「チェックしたメンバーを追加する」を押してください。

入力後、「確認する」を押すと確認画面に進み、内容を確認後、「追加する」を押すと、編集が完了します。


●グループの編集

「グループの編集」画面で、各情報を入力してください。


※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

【3】 (メンバーを)外す

各メンバーの「外す」を押すとグループから削除されます。

入力後、「確認する」を押すと確認画面に進み、内容を確認後、「更新する」を押すと、編集が完了します。


●グループの削除

グループの削除は、以下いずれかの方法で行えます。
・アドレスブックトップページの「チェックしたグループを削除」
・アドレスブックトップページのグループ「削除」
・アドレスブックトップページの各グループを押した画面の「このグループを削除する」

ただし、アドレスブックトップページの「チェックしたグループを削除」では、メンバーが所属しているグループは削除できません。

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5.アドレスブックのエクスポート/インポート

アドレスブックのエクスポートは、アドレスブックトップページで「アドレスブックの設定・追加」を押した画面の「アドレスブックのエクスポート」から行ってください。
アドレスブックのインポートは、同じ画面の「アドレスブックのインポート」から行ってください。


※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。

●アドレスブックのエクスポート

「アドレスブックのエクスポート」を押して、保存場所を指定してください。


●アドレスブックのインポート

「参照」を押してインポートしたいCSVファイルを指定し、「アドレスブックのインポート」を押してください。取り込み用のCSVファイルの作成方法は以下の手順をご覧ください。


CSVファイル作成方法

【1】メモ帳を開き、アドレス、氏名、グループの順でカンマで区切って入力してください。
【2】任意のファイル名をつけ拡張子を.csvにして、「ファイルの種類」は「すべてのファイル」にして保存してください。

CSVファイル例

※個人名・団体名・アドレス等はすべて架空のものです。


<注意点>

・アドレスは必須項目です。半角英数字のみで記載してください。
・必ずアドレス、氏名、グループの順番で記載してください。
・インポートをすると、アドレスは上書きでなく追加されます。
・既に登録済みのアドレスの情報をインポートすると、その項目の氏名は上書き、グループは追加されま
 す。
・入力方法が正しくないCSVファイルは、エラーが表示されインポートできません。
・MacとWindows間でのCSVファイルのやり取りは、お使いの環境により文字化けする可能性がありま
 す。

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